Organiser un événement


Un concert, une soirée avec DJ, un bal,… les moyens de faire la fête ne manquent pas !

S’il te vient l’envie d’organiser un événement de ce genre, ne t’emballe pas trop vite, tu dois savoir qu’au-delà de l’aspect festif il y a toute une série de règles à respecter et de choses auxquelles il faut absolument penser. Par exemple, si tu souhaites organiser un bal avec des copains, il faut garder à l’esprit que si tu es mineur, tu ne peux pas signer toi-même les contrats. La présence d’une personne majeure dans l’organisation est donc obligatoire afin de cautionner votre activité et signer les actes officiels.

Maintenant passons au concret, voici quelques points auxquels il faut penser :


.
.

 

“Quel type de soirée puis-je organiser ? Quelles sont les démarches à effectuer ?”

Il faut déterminer s’il s’agit d’une soirée privée ou publique car les manifestations publiques font l’objet d’une réglementation communale. Il faut donc, dès la mise en place du projet, contacter ton administration communale et introduire une demande. Ne t’y prends pas à la dernière minute pour effectuer les démarches, il faut parfois un certain laps de temps avant que la demande ne soit traitée et acceptée (pour la ville de La Louvière, il faut faire ta demande 45 jours avant si c’est sur la voie publique ; 30 jours avant si c’est dans des locaux). Ce serait bête de devoir annuler la soirée deux jours avant parce que ça n’a pas été accepté !

 

“Quel budget prévoir ?”

Il est primordial de budgétiser ta soirée le plus précisément possible, d’évaluer le nombre de personnes qui seront présentes pour ensuite louer une salle correspondant à ce nombre. Une salle qui bien-sûr doit être conforme aux normes de sécurité. Les pompiers doivent vérifier la conformité et délivrer un autorisation pour l’exploitation. Dans certains contrats de location de salle, il faut tenir compte des modalités concernant le nettoyage, le montage et le démontage du matériel, l’existence d’une caution, les suppléments pour la consommation d’électricité, l’obligation de faire appel à un brasseur ou à un traiteur en particulier,… Bref, on ne le répétera jamais assez, un contrat et ses annexes doivent être lus avec la plus grande attention.

 

“Est-ce qu’il faut une assurance ?”

Il est toujours préférable de souscrire une assurance en responsabilité civile, on ne sait jamais, un de tes invités pourrait causer des dégâts, un décor pourrait s’enflammer… Bref, le genre de choses qui au final peut coûter très cher, mieux vaut se mettre à l’abri. Tu peux te renseigner auprès de l’assureur de tes parents.
De même s’il s’agit d’un événement d’envergure, pense à contacter un service de sécurité communément appelé “des sorteurs” mais attention, pense aussi à vérifier que tu t’adresses à une société agréée, c’est très important pour ta compagnie d’assurance.

 

“Et au niveau de la communication ?”

Soigne la communication si tu veux que ta fête soit une réussite, il faut que le public soit au rendez-vous, ne compte pas que sur le bouche à oreille. Il y a plusieurs moyens de communication : Internet (exemple), communiqué de presse, réseaux sociaux, affiches, flyers, etc. Tu peux faire appel à un professionnel pour tes affiches et tes flyers mais cela a un coût. Si tu te débrouilles, tu peux également les faire toi-même. Sache que tu dois préciser sur ton matériel promotionnel le nom de l’éditeur responsable et la mention « ne pas jeter sur la voie publique ». Attention, dans certaines communes une taxe sera prélevée si tu souhaites distribuer ta pub dans la rue.

Voici une petite astuce : certains médias acceptent le sponsoring, en échange d’une banderole bien visible avec leur nom pendant la manifestation, ils peuvent accorder une diminution du prix de la publicité, c’est toujours bon à savoir.

 

“Est-ce que les droits d’auteur s’appliquent ?

Rares sont les soirées sans musique et qui dit musique dit droit d’auteur.
Le paiement de ces droits est géré par la SABAM (Société Belge des Auteurs Compositeurs et Editeurs). Pour savoir comment procéder et obtenir le formulaire adéquat, il faut directement contacter le bureau régional de cette société.
Sache que si tu introduis ta demande 10 jours avant l’événement tu pourras bénéficier d’une réduction du tarif. Tu peux facilement estimer le montant qui te sera demandé grâce à leur simulateur de tarif.


.

 

“Est-ce qu’il faut un contrat ?”

Si tu fais appel à un DJ ou à des musiciens professionnels, il est nécessaire d’établir un contrat si tu veux éviter les mauvaises surprises. Ce document précise la nature de la transaction entre l’artiste et l’organisateur. Sur le contrat doivent impérativement apparaître les noms et adresses des deux parties, des infos sur la prestation (durée, matériel, nombre de musiciens,…), le lieu, la date, l’heure et bien-sûr le montant du cachet. Il doit ensuite être imprimé et signé en deux exemplaires.

 

“Vous avez un dernier conseil ?”

Pour terminer, le dernier conseil que nous te donnerons, c’est de ne pas sous-estimer l’ampleur de la tâche au risque de te laisser déborder, n’hésite pas à te faire aider. Bonne chance et amuse toi bien !

 

En savoir plus

Pour la réglementation communale de La Louvière ou ou au 064/27.78.11
 Ville de La Louvière : Formulaire général “organisation d’événement” (pdf) ou faire la demande en ligne
 Liste d’entreprises de gardiennages agréées : vigilis.be
 Police : Brochure : Exemple de Vade mecum d’organisation d’un événement (pdf)
 Monte ta soirée : 10 étapes essentielles pour organiser ta soirée
 Sabam eLicensing – Faire une demande ou une simulation
Sabam : Que fait la Sabam ?  – Qui peut prétendre à des droits d’auteurs ?D’où provient l’argent ?Comment les droits sont-ils répartis ?Pour les auteurs

Un commentaire, une question ?